Отчеты и аналитика

Что показывают отчеты

Отчеты помогают понять, как работает ваше заведение: сколько заработали денег, какие блюда популярны, сколько гостей обслужили.

Главное правило: Все данные группируются по кассовым сменам. Открыли кассу — начался учет, закрыли — подвели итоги.

Финансы

Сколько денег заработали, какими способами платили гости

Посещаемость

Сколько гостей пришло, какой у них средний чек

Как работают смены в отчетах

Важно понимать: Все продажи, которые произошли во время работы смены, войдут в отчет по этой смене. Даже если смена закончилась на следующий день.

Основные принципы:

Начало смены

Когда вы открываете кассу, система начинает записывать все продажи. Например, открыли в 10:00 утра — с этого момента всё считается.

Конец смены

Когда закрываете кассу, система подводит итоги смены. Все продажи между открытием и закрытием войдут в эту смену.

Смены через полночь:

Работа до утра

Если ваше заведение работает допоздна, смена может переходить на следующий день. Это нормально!

Пример:
• Открыли кассу в понедельник в 18:00
• Работали всю ночь
• Закрыли кассу во вторник в 02:00
• Все продажи за эти 8 часов войдут в отчет за понедельник

Практическое применение: Когда смотрите отчет за понедельник, вы увидите всю выручку смены, которая началась в понедельник, даже если часть продаж была во вторник.

Способы оплаты

В заведении гости могут платить разными способами. Каждый способ по-своему влияет на отчеты.

Основные способы оплаты:

Наличные

Деньги, которые гость платит купюрами и монетами

Банковская карта

Оплата через терминал картой

Банковский перевод

Перевод на счет заведения через банк

В долг

Гость обещает заплатить позже

Как это влияет на отчеты:

Наличные: Попадают в выручку только когда гость полностью оплатил и ушел.

Карта и переводы: Сразу попадают в выручку, как только прошла оплата.

Долги: НЕ попадают в выручку, но отображаются отдельно как "активный долг".

Как считается выручка

Выручка — это реальные деньги: Те деньги, которые действительно поступили в кассу или на счет заведения.

Что входит в выручку:

Входит в выручку

✓ Оплаченные наличными
✓ Оплаченные картой
✓ Банковские переводы
✓ Возвраты долгов

Ждет оплаты

⏳ Открытые счета
⏳ Гость еще не ушел
⏳ Могут добавить заказы
⏳ Могут не заплатить

НЕ входит в выручку

✗ Долговые счета
✗ Списания товаров
✗ Отмененные заказы
✗ Технические операции

Практические примеры:

Сценарий: Гость заказал на 50 $

Гость поел, заплатил картой и ушел.

Результат: 50 $ сразу попадают в выручку

Сценарий: Гость заказал наличными на 30 $

Гость еще сидит за столом, может что-то добавить.

Результат: 30 $ пока НЕ в выручке, ждут закрытия счета

Сценарий: Гость взял в долг на 40 $

Знакомый, обещал заплатить через неделю.

Результат: 40 $ НЕ попадают в выручку, но учитываются как активный долг

Сценарий: Должник вернул 40 $

Тот знакомый пришел и заплатил свой долг.

Результат: 40 $ попадают в выручку как "возврат долга"

Долги и их учет

Долги — это особый вид операций. Они не приносят деньги сейчас, но могут принести потом.

Что такое "активный долг"?

Это сумма всех долгов, которые еще не вернули. Показывает, сколько денег должны заведению.

Пример:
• Вася взял в долг 20 $
• Петя взял в долг 30 $
• Активный долг = 50 $

Как работает возврат долга?

Когда должник приходит и платит, эти деньги попадают в выручку, а активный долг уменьшается.

Пример:
• Вася вернул 20 $
• +20 $ к выручке
• Активный долг = 30 $

Почему долги не в выручке?

Выручка — реальные деньги

Только те деньги, которые физически есть в кассе или на счету

Долг — обещание денег

Могут вернуть, а могут и не вернуть. Это еще не гарантированный доход

Практическое применение: Выручка показывает, сколько денег вы можете потратить прямо сейчас. Активный долг показывает, сколько могут вернуть в будущем.

Подробнее о долгах: Полное руководство по управлению долгами, настройке лимитов и работе с должниками смотрите в разделе Управление долгами

Основные показатели

В отчетах есть несколько ключевых цифр, которые помогают понять, как работает заведение.

Выручка

Сколько денег заработали за период. Реальные деньги, которые поступили в кассу или на счет.

Простыми словами:
Наличные (закрытые счета) + Карты + Переводы + Возвраты долгов

Средний чек

Сколько в среднем тратит один гость. Помогает понять уровень заведения.

Как считается:
Общая выручка ÷ Количество оплаченных счетов

Количество гостей

Сколько людей посетило заведение. Один стол = один гость, даже если за ним сидело несколько человек.

Важно:
Считаются уникальные столы/гости, которые что-то заказывали

Товаров продано

Общее количество проданных блюд и напитков. Помогает планировать закупки.

Учитывается:
Штуки для блюд, мл/грамм для напитков и весовых товаров

Как использовать эти показатели:

Растет выручка — бизнес развивается

Много гостей, низкий средний чек — добавить дорогие позиции

Мало гостей, высокий средний чек — привлекать больше посетителей

Падает средний чек — пересмотреть меню или цены

Экспорт и печать отчетов

Данные из отчетов можно сохранить или распечатать для дальнейшего анализа.

Экспорт в Excel

Сохранение детальных данных о продажах в файл Excel для анализа в других программах.

Что включается:

• Время каждой продажи
• Название блюда/напитка
• Количество и цена
• Способ оплаты
• Номер стола/гостя

Для бухгалтерии

Печать отчетов

Печать сводных отчетов для анализа или предоставления руководству.

Удобно для:

• Ежедневных планерок
• Отчетов владельцу
• Архивирования данных
• Анализа без компьютера

Для управления

Совет: Регулярно экспортируйте данные для создания резервных копий и ведения архива отчетов.

Часто задаваемые вопросы

Скорее всего, есть открытые счета наличными или долговые операции. В выручку попадают только оплаченные деньги. Проверьте, все ли гости закрыли счета.

Все продажи попадают в тот день, когда открыли смену. Если открыли в понедельник в 18:00 и закрыли во вторник в 02:00 — все продажи войдут в понедельник.

Активные долги показывают, кто сколько должен. Когда должник возвращает деньги, они автоматически попадают в выручку, а долг уменьшается.

Средний чек считается только по полностью оплаченным счетам. Если есть открытые счета или долги, они не участвуют в расчете.

Нет, удаленные продажи восстановить нельзя. Будьте внимательны при удалении. Система ведет лог действий, но сами данные теряются безвозвратно.

Рекомендуется смотреть отчеты ежедневно после закрытия смены. Еженедельно — для планирования закупок. Ежемесячно — для анализа общих трендов.