Управление долгами
Полное руководство по работе с долгами гостей, настройке лимитов и контролю задолженности
Содержание
Что такое долги в системе
Долги — это возможность гостям заказывать еду и напитки с отложенной оплатой. Система контролирует все задолженности и помогает их погашать.
Основные понятия:
Должник
Гость, который заказал что-то с отложенной оплатой. В системе помечается специальным флагом.
Активный долг
Сумма, которую должен гость и которая еще не погашена. Это деньги, которые заведение ожидает получить.
Погашение
Процесс возврата долга. Может быть полным или частичным (по частям).
Списание
Принятие решения не требовать возврата долга. Используется в особых случаях.
Жизненный цикл долга
Каждый долг проходит через несколько стадий от создания до закрытия. Понимание этого процесса поможет эффективно управлять задолженностями.
Создание долга
Гость заказывает еду/напитки, но просит записать "в долг". Создается запись с флагом долга.
- Создается обычный заказ, но с отметкой "в долг"
- Гость помечается как должник
- Сумма НЕ включается в выручку
- Долг появляется в отчетах как "активная задолженность"
Контроль долга
Период, когда долг существует и ожидает погашения. Важно отслеживать сроки и напоминать должнику.
- Регулярно проверять список должников
- Напоминать о задолженности
- Следить за тенденциями роста долгов
- Устанавливать разумные лимиты
Погашение долга
Должник возвращает деньги полностью или частично. Это желаемый исход для любого долга.
- Полное погашение — должник возвращает всю сумму сразу
- Частичное погашение — должник возвращает деньги по частям
- Погашение товарами/услугами — зачет долга через новые заказы
Закрытие долга
Окончательное завершение истории долга. Происходит при полном погашении или списании.
- ✅ Полное погашение — долг возвращен полностью
- ❌ Списание по решению руководства
- ❌ Списание из-за невозможности взыскания
- ❌ Списание по иным причинам
Создание долгов
Создание долга — это ответственный процесс. Важно понимать последствия и правильно оформлять задолженность.
Когда создавать долг:
Хорошие причины
- Постоянный проверенный клиент
- Утеря кошелька в заведении/кража
- Корпоративный клиент с договором
- Сотрудник заведения
- Особые обстоятельства
Плохие причины
- Незнакомый человек просит в долг
- Гость уже имеет непогашенные долги
- Сумма слишком большая
- Не указаны контакты должника
- Есть сомнения в платежеспособности
Как создать долг в системе:
Создайте обычный заказ
Добавьте товары в счет гостя как при обычном заказе.
Выберите тип оплаты "В долг"
При закрытии счета выберите способ оплаты "В долг" вместо наличных или карты.
Подтвердите создание долга
Система создаст запись о долге и пометит гостя как должника.
Погашение долгов
Погашение — это процесс возврата долга. Система поддерживает разные способы и позволяет контролировать процесс.
Типы погашения:
Полное погашение
Должник возвращает всю сумму долга сразу.
Долг 50 $ → возврат 50 $ → долг закрыт
Частичное погашение
Должник возвращает деньги по частям, постепенно.
Долг 50 $ → возврат 20 $ → остаток 30 $
Способы возврата денег:
Наличными
Должник приносит деньги купюрами/монетамиБанковской картой
Оплата через терминал в заведенииБанковским переводом
Перевод на счет заведения через банкСписанием долга
Долг списывается по решению руководства без возврата денегКак оформить возврат в системе:
- Откройте раздел "Долги" в главном меню
- Найдите должника в списке
- Нажмите кнопку "Вернуть долг"
- Укажите сумму возврата
- Выберите способ оплаты
- Подтвердите операцию
Математика долгов
Понимание расчетов поможет правильно интерпретировать цифры в отчетах и принимать обоснованные решения.
Основные формулы:
Остаток долга (сколько еще должен)
Общий долг: 100 $
Вернул: 30 $
Остаток: 100 - 30 = 70 $
Общий активный долг заведения
Должник 1: остаток 70 $
Должник 2: остаток 25 $
Должник 3: остаток 15 $
Общий активный долг: 70 + 25 + 15 = 110 $
Средний долг на должника
Активный долг: 110 $
Должников: 3 человека
Средний долг: 110 ÷ 3 = 36.67 $
Статусы долгов в системе:
Списание долгов
Списание — это принятие решения не требовать возврата долга. Это серьезная операция, которая влияет на финансы заведения.
Когда списывать долги:
Вынужденные причины
- Должник исчез, контакты не отвечают
- Прошло слишком много времени
- Сумма меньше затрат на взыскание
- Должник умер или стал недееспособным
- Юридическая невозможность взыскания
Добровольные причины
- Благотворительность
- Промо-акция или розыгрыш
- Компенсация за плохое обслуживание
- Поощрение постоянного клиента
- Маркетинговые цели
Процесс списания:
Анализ ситуации
Убедитесь, что долг действительно невозможно взыскать или есть веские основания для списания.
- Все ли способы связи с должником исчерпаны
- Не превышает ли сумма разумные лимиты
- Соответствует ли причина политике заведения
Получение разрешения
Списание должно быть одобрено руководством или ответственным лицом.
Оформление в системе
Выполните списание в системе с обязательным указанием причины.
- Найдите должника в разделе "Долги"
- Нажмите "Списать долг"
- Подробно опишите причину списания
- Подтвердите операцию
- Долг исчезает из активных задолженностей
- Деньги не возвращаются в выручку
- Операция фиксируется в отчетах навсегда
- Отменить списание нельзя
Аналитика и отчеты по долгам
Система предоставляет подробную аналитику для контроля долговой ситуации и принятия управленческих решений.
Ключевые показатели:
Активный долг
Общая сумма всех непогашенных долгов
Количество должников
Сколько гостей имеют долги
Средний долг
Средняя сумма долга на одного должника
Возвраты за месяц
Сколько долгов было погашено
Типы отчетов:
Список должников
Подробная таблица всех гостей с долгами, суммами и датами последнего визита.
Динамика долгов
График изменения общей суммы долгов по дням с разбивкой на созданные и погашенные.
Журнал операций
Хронологический лог всех действий с долгами: создание, погашение, списание.
Учет списаний и погашений
Детальный отчет по всем операциям возврата и списания долгов за период.
Как использовать аналитику:
Контроль и управление
Эффективное управление долгами требует системного подхода и регулярного контроля.
Ежедневные задачи:
Просмотр всех долгов, созданных за день, проверка обоснованности
Связь с должниками, напоминание о задолженности, договоренность о сроках
Оформление погашений долгов, обновление статусов в системе
Отслеживание роста/снижения общего долга, выявление проблемных клиентов
Еженедельные задачи:
Глубокий анализ
- Анализ динамики долгов за неделю
- Выявление должников с просроченными долгами
- Оценка эффективности возвратов
- Планирование мер по проблемным долгам
- Корректировка лимитов и политик
Ежемесячные задачи:
Стратегический контроль
- Полный аудит всех активных долгов
- Анализ причин роста/снижения задолженности
- Принятие решений о списании старых долгов
- Оценка финансового влияния долгов на бизнес
- Обновление политики работы с долгами
Красные флажки (на что обратить внимание):
Долги растут быстрее, чем возвращаются — пора ужесточить контроль
Не отвечают на звонки, не приходят в назначенное время
Все меньше долгов погашается полностью
Должники берут все большие суммы
Лучшие практики
Профилактика долгов
- Устанавливайте лимиты на сумму долга
- Требуйте контактные данные
- Давайте в долг только знакомым клиентам
- Обсуждайте сроки возврата заранее
Контроль долгов
- Ведите точный учет в системе
- Регулярно напоминайте о долгах
- Анализируйте тенденции еженедельно
- Не допускайте накопления старых долгов
Взыскание долгов
- Будьте настойчивыми, но вежливыми
- Предлагайте варианты частичного погашения
- Фиксируйте все договоренности
- Не затягивайте с принятием решений
Списание долгов
- Списывайте только после тщательного анализа
- Документируйте причины списания
- Получайте одобрение руководства
- Анализируйте причины возникновения
Рекомендуемые лимиты:
| Тип клиента | Максимальный долг | Срок возврата | Особенности |
|---|---|---|---|
| Новый клиент | 0 $ (не давать) | — | Только после знакомства |
| Знакомый клиент | 20-50 $ | 3-7 дней | Контактные данные обязательны |
| Постоянный клиент | 50-100 $ | 7-14 дней | История погашений важна |
| Сотрудник | 100-200 $ | До зарплаты | Можно удерживать из зарплаты |
